Правила деловой переписки..............

Деловое общение никогда не обходится без деловой переписки. Особенно такое ведение дел актуально при решении немедленных проблем в короткие сроки, а личная встреча не предвидится. Но иногда неправильное текстовое и смысловое оформление письма может поставить под вопрос целесообразность сотрудничества.

Деловая переписка в современном мире является очень важным видом общения в среде коммерческой и предпринимательской деятельности. По сути, это переписка в полуофициальном формате среди предприятий разных отраслей. Между тем, деловое письмо должно быть написано безукоризненно во всех смыслах: от правописания и пунктуации до смысловой нагрузки. Помните, в школьные годы учителя часто говорили: «Дневник, это ваше лицо»? Так вот, в деловых отношениях ваше лицо - это без сомнений, деловая корреспонденция. А чтобы оно выглядело хорошо, следует ознакомиться или даже заучить правила делового этикета при переписке.

Основные правила деловой переписки

Современная форма делового общения сложилась еще около ста пятидесяти лет назад в Англии. Именно оттуда берут свое начало правила этикета при составлении деловых писем. Тогда, из-за несоблюдения правил корреспонденции в мировом сообществе некоторые страны даже теряли свой авторитет и престиж. Поэтому писари строго изучали все нововведения и предписания, чтобы не ошибиться при составлении делового письма. И хотя сегодня намного легче соблюдать правила орфографии и пунктуации благодаря глобальной компьютеризации, иногда можно сделать текст письма просто-напросто нечитаемым и непонятным. Поэтому делайте общение как можно проще, но не переходите грань дозволенного. Если изложение всех необходимых аспектов делает письмо слишком перегруженным терминами или просто с большим охватом тем, лучше напишите еще одно, уточняющее письмо. Оформите его по такой, единой для всех структуре:

Наименование отправителя.
Дата написания.
Контактные данные адресата.
Вступление (здесь коротко расскажите о сути вашего обращения, укажите тему и цель письма. В идеале достаточно трех-пяти предложений).
Основная часть, где следует изложить все аспекты, которые вы хотите обсудить.
Заключение (используйте в этой части формулу вежливости, то есть выражение отношения к человеку).
Контакты отправителя.
Прочие дополнения.

При написании делового письма лучше всего использовать редактор текста Microsoft Word. Выберите шрифт Times New Roman, 12-14 размер и 1-2 пт междустрочный интервал, номер страницы следует указывать в нижнем правом углу. Как показывает мировая практика - это самые оптимальные текстовые настройки для написания делового письма. Не забудьте при отправлении распечатанного экземпляра использовать фирменную бумагу или хотя бы логотип предприятия – это ваша визитная карточка. Отнеситесь к ее оформлению очень тщательно, ведь таким нехитрым способом вы подчеркнете свою авторитетность и индивидуальность. При международной переписке составлять письмо лучше всего на английском языке как наиболее оптимальном для всего мирового сообщества. Обязательно придерживайтесь делового тона, особенно не используйте просторечия, ведь в некоторых случаях их могут расценить как речевую агрессию. В зависимости от степени вашего знакомства с адресатом применяйте в обращении разные формации слов, которые выражают ваше отношение к получателю. Например, «Уважаемый», «Почтенный» или даже «Дорогой». Как можно больше разделяйте деловое письмо на смысловые абзацы, чтобы сделать его как можно легче для восприятия. Пользуйтесь правилом: первый и последний абзац не больше пяти строк, остальные - меньше восьми. Никогда в деловой корреспонденции:

не сокращайте слова, которые идут вместе с обращением к адресату (например, «нач. фирмы» вместо «начальник фирмы»; «ув.» вместо «уважаемый»);
не обращайтесь в деловой переписке на «ты», это не просто некорректно, а даже вульгарно;
не употребляйте двусмысленные фразы и неточности, также избегайте перегруженности «профессионализмами».

В конце прописывайте благодарности адресату, хотя бы за то, что он прочитает ваше «творчество». После получения ответа согласно деловому этикету вы должны отписаться в течение десяти дней, если письмо печатное, если электронное – не более чем, через 48 часов. Поэтому, если вы ожидаете отклика на свою корреспонденцию, как можно чаще проверяйте почту, чтобы не проглядеть ответ.

Как сделать деловое письмо наиболее привлекательным

Да, несомненно, по прошествию лет, сколько существует корреспонденция, уже выработался устойчивый ряд правил и норм этикета для написания делового письма. Но, несмотря на это, как показывает опыт известных дипломатов, сейчас эффективность от написания деловой корреспонденции стала отходить от общепринятых догматов. В связи с этим выработались новые правила ведения привлекательной деловой переписки. МирСовeтов выбрал наиболее интересные и действенные из них.

Первое правило. «Тема». Первое, что бросается в глаза, когда получаешь письмо – это его тема. Наверное, у каждого бывало, что получив на почту, письмо с пометкой «Rе:», «Коммерческое предложение» и т. п. мы просто забрасывали в папку спама или удаляли, чтобы не «мылило» глаза. Также и каждый адресат коммерческого письма, особенно при нехватке времени может забросить его «в топку». Именно поэтому уделите особенное внимание формулировке темы. Например, вместо «Проблемы» можно написать развернуто «Проблемы доставки запчастей на СТО» или вместо «Предложение о сотрудничестве» - «Предложение разработки совместной рекламной кампании» и др. Адресат, даже не открывая письма, должен быть готов к предложенному вами потоку информации и определять с первого взгляда: полезно ли читать письмо или это пустая трата времени.

Второе правило. «Приветствие». Могли бы вы представить себе, что сидите в роскошном кабинете, анализируете, например, бизнес-план, и тут к вам врывается подчиненный без «здрасте-досвиданье» кладет на стол документы, разворачивается и уходит. Довольно грубо, не так ли? Также воспринимается и деловое письмо, в котором нет приветствия и личного обращения. Поэтому старайтесь всегда расположить человека к себе при корреспонденции с помощью вежливого обращения: по имени-отчеству или просто по имени, учитывая ваши межличностные отношения. Если такие данные вам неизвестны, начните письмо с обобщенных слов. Прекрасно подойдут обращения «Уважаемые коллеги», «Уважаемые партнеры», «Уважаемое руководство компании» и др. Или просто начните письмо со слов «Здравствуйте» или «Добрый день».

Третье правило. «Структура». Будет очень кстати, если письмо вы начнете с объяснения, где и как вы познакомились или начали сотрудничество. Это расположит человека к вам и станет дополнительным рычагом расположения к вам. Далее постарайтесь одной фразой сформулировать цель вашего письма. Если таких целей много, то лучше разделить текст на более мелкие предложения, чтобы сделать его доступным для восприятия. Постарайтесь в первом абзаце выложить всю главную мысль письма обобщенной фразой, ведь начало текста воспринимается намного лучше, чем какие-либо другие его части. Также если у вас накопилось к адресату очень много вопросов, разбейте их по пунктам. В конце письма выразите надежду на дальнейшую совместную работу и признательность к получателю. И не забудьте оставить свои координаты (ФИО, название компании, должность и контакты).

Четвертое правило «Файлы». Согласитесь, намного интереснее сотрудничать с человеком, который может рассказать о себе и свой работе не только словесно, но и визуально руководствуясь лишь деловой перепиской. Поэтому старайтесь к деловому письму подготовить какую-либо даже саму элементарную графическую презентацию. Много времени на ее изготовление у вас не уйдет, зато какой будет эффект. Также при добавлении прилагаемых файлов не забывайте правильно их подписывать. Например, вместо «Резюме» правильно «Иванов И. И. Резюме на вакансию Журналиста».

Пятое правило «Все к месту». Внимательно следите за методами собственного самовыражения. Например, иногда в деловых корреспонденциях встречаются даже «смайлики». С точки зрения того же уважения к адресату, они являются неуместными и их употребление может вызвать у вашего адресата неприязнь при общении с вами. Также не используйте экспрессивные и ласкательные выражения. При оформлении делового письма, главное - не перестарайтесь с его запоминаемостью, ведь в памяти откладывается не только хорошее, но и плохое.

И наконец, рекомендуется начинать корреспонденцию только тогда, когда в этом есть насущная необходимость. Помните, главное правило делового мира – не тратьте время попусту.